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RAPPORT DE MISSION

PARTICIPATION A LA SEANCE D’OUVERTURE D’APPEL D’OFFRES DU PROJET DE RENFORCEMENT DU PROGRAMME ELARGI DE VACCINATION

SIGNATURE DE CONTRAT AVEC LA SOCIETE TOYOTA TSUSHO

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TOKYO, JAPON 01 au 05 Décembre 2008

 

I - INTRODUCTION

En réponse à la requête du Gouvernement de la République de Madagascar, le Gouvernement du Japon a décidé d’exécuter par l’entremise de l’Agence japonaise de coopération Internationale(JICA) une étude du concept de base pour le Projet de Renforcement du Programme de Vaccination. Cette étude a été effectuée du 20 octobre 2007 au mois de mai 2008.

Sur la base de cette étude, le Gouvernement du Japon a donc accordé sa Coopération financière non remboursable au Gouvernement de Madagascar sur la base de l’Echange de Notes signé le 12 juin 2008 entre les deux Gouvernements concernant le Projet de Renforcement du Programme Elargi de Vaccination en République de Madagascar. Cet accord consiste à l’achat d’équipements frigorifiques dont 200 réfrigérateurs-congélateurs, 22 réfrigérateurs moyens modèles, 386 réfrigérateurs petits modèles et 29 réfrigérateurs solaires destinés au Service Central, Régions, districts et Centres de santé.

Madagascar a accepté de se conformer aux directives applicables à l’aide non remboursable pour les projets généraux du Gouvernement Japonais ainsi que d’assurer le dédouanement et le transport de ces dons vers les sites bénéficiaires.

La Société International Total Engineering Corporation (ITEC), a été recrutée en tant que prestataire de services de consultation pour la préparation et la finalisation des documents du projet avec les responsables du Service de la Vaccination durant la période du mois d’août au mois d’octobre 2008.Un accord de projet entre le Ministère de la santé et du Planning familial et la Société ITEC concernant les services de consultation pour le projet ayant été signé le 23 juillet 2008 à Antananarivo..

L’étape suivante consiste à la séance d’ouverture des offres qui se tiendra au Bureau de l’ITEC à Tokyo le 1er décembre 2008 et qui sera suivie de la signature des contrats le 05 décembre 2008 entre les parties concernées dont l’organisme d’exécution du Projet qui est le Ministère de la Santé et du Planning Familial.

Le Ministère de la Santé et du Planning Familial a donc été invité en tant qu’organisme d’exécution à participer à la séance d’ouverture des offres à Tokyo le 1er décembre 2008 au siège de la Société ITEC.

MISSIONNAIRES :

- Dr RANDRIAMANALINA Bakolalao, Chef du Service de la Vaccination

- Mr. RAKOTONANDRASANA Alexandre, Responsable de la logistique chaîne de froid,

Selon les Ordres de Mission N°0332128/8 et 0332129/8 du 10/11/08.

 

OBJECTIFS DE LA MISSION :

- Représenter le Ministère de la Santé et du Planning Familial à la séance d’ouverture des offres du projet de renforcement du Programme Elargi de Vaccination

- Etablir le contrat de fournitures de matériels PEV avec la société adjudicataire.

Résultats attendus :

- Vérification de la conformité des documents déposés par les soumissionnaires

- Désignation du soumissionnaire le moins disant ayant présenté des documents conformes au dossier d’appel d’offres

- Signature du contrat effectué avec la société adjudicataire

DUREE DE LA MISSION

01 au 05 Décembre 2008

PRISE EN CHARGE

INTERNATIONAL TOTAL ENGINEERING CORPORATION/ITEC.

 

II – DEROULEMENT DE LA MISSION

Départ d’Antananarivo le 28 Novembre 2008 en transitant à l’ile Maurice et Singapour pour arriver à Narita Tokyo le 30 Novembre 2008 vers 07h. L’itinéraire via Bangkok ayant été changé au dernier moment à cause des troubles politiques dans cette ville.

Journée du 01 décembre 2008

Visite de courtoisie auprès du Président Directeur Général de la Société ITEC

Séances de travail

  • Avec l’équipe ITEC : présentation de l’agenda de la mission (Annexe 1)

Validation du programme de la séance d’ouverture des offres

  • Avec le Représentant de la JICA : validation du prix plafond des équipements étudiés par l’équipe ITEC qui est à 209 700 000 yens

 

Ouverture de la séance d’appel d’offres


Présentation des participants qui ont participé à la séance : les 2 représentants du Ministère de la Santé et du Planning Familial, l’équipe ITEC et les 4 soumissionnaires qui sont par ordre alphabétique

- KANTO BUSSAN Ltd

- OGAWA SEIKI Co Ltd

- SIRIUS Corporation

- TOYOTA TSUSHO Corporation

Rappel des procédures de dépouillement des offres par Mr. Akagi, Chef de projet d’ITEC

 

Allocution de Madame Le Chef de Service de la Vaccination, représentant le Ministère de la

Santé et du Planning Familial, au cours de laquelle elle a mis l’accent sur l’importance de ce projet qui vise à renforcer le Programme de Vaccination en vue de la promotion de la santé de la mère et de l’enfant qui est une des priorités du Ministère de la santé et du Planning Familial .Les objectifs se cadrant avec les objectifs du MAP et ceux des ODM 4 et 5 sont de réduire le taux de mortalité maternelle de 469 pour 100000 à 273 pour 100000 d’ici 2012 et celui du taux de mortalité infanto-juvénile de 94% à 47%

Ce projet est aussi une traduction de l’excellence de la coopération qui existe entre le Japon et Madagascar. Pour conclure, elle a aussi remercié l’équipe ITEC pour le soutien qu’elle a apporté dans l’organisation, la préparation et la finalisation de ce projet.

Collecte et vérification de l’enveloppe A pour la validation de l’éligibilité de chaque

soumissionnaire. Les teneurs de l’enveloppe étant : la validité de chaque Procuration et du « Certificat de qualification » de chaque soumissionnaire

de l’enveloppe B portant sur le calendrier d’exécution, des spécifications, du certificat de garantie de fournitures, catalogue/brochures des équipements, certificat de service après vente et la liste des pays d’origine des équipements

Après la conformité de ces documents, collecte et vérification de l’enveloppe C de chaque soumissionnaire portant sur le formulaire de soumission, la ventilation du montant de la soumission et la liste des prix des équipements

Les responsables ont par la suite procédé aux comparaisons des prix proposés par les soumissionnaires

 

c)Résultats du dépouillement

 

Soumissionnaires

Conformité de l’Enveloppe A

Conformité de l’Enveloppe A

Conformité de l’Enveloppe A

Montant

(yens)

KANTO BUSSAN Ltd

OUI

OUI

OUI

163 980 799

OGAWA SEIKI Co Ltd

OUI

OUI

OUI

168 523 900

SIRIUS Corporation

OUI

OUI

OUI

164 570 000

TOYOTA TSUSHO Corporation

OUI

OUI

OUI

153 797 550

 

Au terme de la séance, la Société TOYOTA TSUSHO Corporation est provisoirement retenue pour être la société adjudicataire.

 

 

d)-Vérification technique détaillée de l’offre de la Société provisoirement retenue

L’équipe du Ministère de la Santé et du Planning Familial a procédé à l’évaluation des documents du soumissionnaire adjudicataire. La vérification a porté sur le contenu de l’enveloppe B et plus particulièrement sur les spécificités techniques des appareils solaires: adéquation du nombre de panneaux solaires par rapport à la puissance requise dépendant de la puissance dissipée par chaque panneau et sur la conformité de l’offre par rapport au catalogue/brochure ;
les spécifications demandées par le Ministère de la Santé et du Planning Familial pour les équipements sont conformes aux dossiers remis par la société TOYOTA TSUSHO Corporation.

Le montant de l’offre étant inférieur au prix plafond prévisionnel, une demande d’utilisation du reliquat a été adressée aux responsables de la JICA pour achat de 20 réfrigérateurs petit modèle supplémentaire.

Journée du 02 Décembre 2008

Visite de courtoisie auprès de SEM l’Ambassadeur de Madagascar au Japon, dans le but de lui rendre compte des objectifs de notre mission.

Visite guidée de la ville de Tokyo

Journée du 03 Décembre 2008

Visite de courtoisie auprès des responsables de la JICA. Nous étions accompagnés de Mr. interprète et de Messieurs Akagi et Nakajima responsables du projet auprès d’ITEC.

Mr. SHIMOKAWA Takao, Directeur du Département Africain, Division Région Sud de l’Afrique nous a reçus avec son équipe. Au cours de son allocution de bienvenue, le Directeur nous a parlé de l’excellence de la coopération Japonaise à Madagascar. Il nous a expliqué qu’actuellement une Banque Japonaise pour le développement fait partie intégrante de la JICA. Cette banque va gérer les opérations à titre de crédit, activité supplémentaire de celle à titre des dons non remboursables Il a souhaité également que cet appui au programme de vaccination de Madagascar puisse apporter un plus d’autant que c’est le 2ème projet accordé au PEV au cours des dix dernières années. Les questions posées, objets de préoccupation du Directeur ont eu trait à la maintenance des équipements, à leur transport jusqu’aux centres de santé bénéficiaires ainsi qu’à leur dédouanement et suivi de l’arrivée des équipements demandés, non seulement pour le calendrier d’approvisionnement mais aussi pour le nombre. De même, il a demandé l’attitude des bénéficiaires par rapport à la 1ère donation par le Gouvernement Japonais.

Le Chef de service de la Vaccination leur a donc défini la politique du Ministère de la santé et du Planning Familial avec les objectifs pour la réduction du taux de la mortalité maternelle et celle du taux de mortalité infanto-juvénile. Ainsi, la vaccination étant une des activités prioritaires du Ministère, l’Etat a donc –t-il inscrit sur son budget de fonctionnement, une ligne pour la fonctionnalité des équipements froid : rubrique « achat de pétrole », achat de pièces détachées dans la rubrique « entretien des matériels » au niveau périphérique. (District), de même, une ligne de transport est aussi inscrite sur ce budget pour tous les niveaux (transport des vaccins et autres matériels) De même, l’existence du sous comité technique du Comité de Survie de l’Enfant permet de faire le suivi du positionnement des partenaires pour le financement des activités prévues dans le plan de travail annuel du programme ; ainsi, si la JICA va fournir les équipements froid avec d’autres partenaires tels que l’UNICEF, l’Etat avec le budget de fonctionnement et le fonds GAVI vont pourvoir à leur fonctionnement, aux transports jusqu’aux bénéficiaires. Le dédouanement des appareils sera facilité car avec le financement PIP (Programme d’Investissement Public), sur le budget d’investissement depuis 2007et 2008, les DTI (Droits et taxes à l’Importation) y sont déjà inscrits. Cette ligne sera reprise pour 2008.

Pour la maintenance, le financement de la formation des responsables de maintenance du niveau régional, est disponible, aussi, Madagascar invite-t-il les responsables de la JICA et de l’ITEC à y assister en même qu’ils vont superviser l’arrivée des équipements à Toamasina. Pour le 1er dons que le Gouvernement Japonais a octroyé à Madagascar en 2004,les appareils sont faciles à entretenir pour les « dometics », tandis que pour les « sibir », les bénéficiaires ont eu quelques problèmes si le pétrole n’est pas de bonne qualité .Les équipements étant de nature mixte, les bénéficiaires préfèrent utiliser l’option « pétrole ».Un manuel logistique sur l’entretien de la chaîne de froid a été élaboré en 2006 par le niveau central et distribué auprès des chefs CSB pour la maintenance préventive des appareils.

La gestion des déchets générés par les activités de vaccination a aussi été évoquée par le Chef de Service de Vaccination .Au niveau des CSB vaccinant, nous ne disposons que de fosses sécurisées, et les incinérateurs au niveau des Centres Hospitaliers ne suivent pas les normes dans la majorité des cas. Un projet pour la mise en œuvre de la politique nationale pour la gestion des déchets est financé par la Banque Mondiale et par GAVI, mais les financements disponibles sont encore insuffisants.

Pour conclure, le Directeur se déclare satisfait de la coopération avec Madagascar, en particulier pour les activités relatives à la santé de la Mère et de l’Enfant et espère que la JICA pourra aider le PEV dans la mise en œuvre de sa politique de gestion des déchets et ceci dans le cadre des dons non remboursables.

 

Journée du 04 Décembre 2008

Préparation et finalisation du contrat.

Séance de travail avec la Société TOYOTA TSUSHO, pour finaliser les détails pour l’établissement du contrat.

La JICA a accepté l’achat des 20 réfrigérateurs PM sur le reliquat, ce qui porte le nombre final des équipements à acquérir :

- 200 réfrigérateurs/congélateurs

- 22 réfrigérateurs MM

- 406 réfrigérateurs PM

- 29 Réfrigérateurs solaires

 

Séance de travail avec l’équipe ITEC pour la finalisation des documents relatifs aux résultats de l’appel d’offres : *procès verbal relatif aux résultats du dépouillement des offres

* Etablissement du contrat avec TOYOTA TSUSHO

Journée du 05 Décembre 2008

La séance de signature pour le Projet de renforcement du Programme Elargi de Vaccination avec la fourniture d’équipements froid s’est déroulée à Tokyo le 05 Décembre 2008 au siège de la Société TOYOTA TSUSHO à 14 h. Elle s’est déroulée entre le Représentant du Ministère de la Santé et du Planning Familial et le Directeur du «Life and Health Care Group » en présence de SEM l’Ambassadeur de Madagascar au Japon, du Vice Président du Conseil d’Administration de la Société et des membres de son staff, de l’équipe ITEC.

Le montant total du contrat s’élève à 154 499 950 yens soit 1 805 555 USD (cours du yen au 05 Décembre 2008), correspondant à 200 réfrigérateurs/ congélateurs, 22 réfrigérateurs moyen modèle , 386 réfrigérateurs petit modèle et 29 réfrigérateurs solaires.

 

En marge de la signature, une séance de travail a réuni l’équipe de TOYOTA TSHUSHO et les représentants du Ministère de la Santé pour discuter des étapes suivantes qui sont :

- semaine du 08 décembre 2009 : Vérification du contrat par la JICA

- janvier 2009 : *Vérification et validation du contrat par le Gouvernement du Japon è commande pour la fabrication des équipements en février 2009.

* Modification du contrat : Extension du contrat quand à la quantité (20 réfrigérateurs PM supplémentaires) et en coût,

* envoi pour signature à Madagascar avec Autorisation de Paiement par la Banque Centrale

- Fin Mars-Avril 2009 : validation du nouveau contrat avec le Gouvernement Japonais (début année fiscale en mars)

- Avril 2009 : signature du nouvel échange de notes suivie de la confirmation de l’Autorisation de Paiement

Les équipements arriveront à Toamasina vers le mois de juin 2009 avec 12 containers et ils seront emmagasinés au niveau du magasin de stockage de la Direction Régionale Sanitaire et des Affaires Sociales(DRSAS) Atsinanana

Le transitaire de TOYOTA TSHUSHO est le SDV

Il a été demandé au fournisseur de faire parvenir au Ministère de la Santé et du Planning Familial, au plus tard 15 jours avant l’arrivée des équipements à Toamasina, les documents suivants : facture commerciale en originale en 3 exemplaires et connaissement à bord original en un seul exemplaire. Cela permettrait de finaliser les procédures de dédouanement pour que l’enlèvement des matériels puisse se faire immédiatement dès leur arrivée à Toamasina.

 

CONCLUSION
Le Ministère de la Santé a pour mission d’améliorer l’accès des Malgaches, plus particulièrement les plus vulnérables aux services de santé et de les protéger des maladies.
L’un des objectifs clé pour la réussite de cette mission est la promotion de la santé de la mère et la survie de l’enfant, inscrite dans le Madagascar Action Plan, en terme d’engagement (Engagement 5 : Santé, planning familial et lutte contre le VIH SIDA) et en terme de défis (défi 5 : réduire la mortalité infanto-juvénile et défi 6 : réduire la mortalité maternelle et néo-natale.

Le Programme Elargi de Vaccination ou PEV, fait partie des programmes, qui contribuent à la réduction de la mortalité maternelle et de la mortalité infanto juvénile, qui sont aussi des objectifs de l’OMD 4 et 5.

Parmi les objectifs spécifiques figurent la réduction de la mortalité maternelle de 469 à 273 pour 100 000 naissances vivantes, la réduction du taux de mortalité infanto-juvénile de 94 à 47 pour mille et l’atteinte du taux de couverture vaccinale d’au moins 95% pour tous les antigènes du PEV chez les enfants de moins de 1 an et de 80% pour le vaccin antitétanique (VAT2 et plus)

Des stratégies classiques et innovatrices ont été mises en œuvre pour y parvenir dont la normalisation de la chaîne de froid qui est primordiale pour l’amélioration des activités de vaccination à tous les niveaux.

 

Ce projet de coopération financière non remboursable avec le Gouvernement du Japon pour le Renforcement du Programme Elargi de Vaccination, avec la fourniture de matériels en chaîne de froid, couvrant tout le pays est donc bénéfique pour le PEV car il va permettre l’amélioration de la performance du PEV et contribuer ainsi à la réduction du taux de morbidité et de mortalité infantile et maternelle.

 

REMERCIEMENTS :

Nous ne saurions terminer sans adresser nos vifs et sincères remerciements à l’endroit de :

- Son Excellence Monsieur Le Président de la République de Madagascar

- Son Excellence Monsieur Le Premier Ministre, Chef du Gouvernement

- Monsieur Le Ministre de la Santé et du Planning Familial et Madame le Vice Ministre Chargée de la santé des Mères et Enfants qui nous ont désignés pour participer à la séance d’ouverture des offres relative au Projet de Renforcement du Programme de Vaccination

- SEM l’Ambassadeur de Madagascar au Japon, pour avoir honoré de sa présence la signature du contrat

- La Japan International Cooperation Agency et la Société ITEC organisateurs de la réunion et qui ont pris en charge l’organisation de notre mission témoignant de leur intérêt au renforcement du système de vaccination

- à tous ceux qui de près ou de loin ont contribué à la réussite de notre mission

 

Les Missionnaires

 

 

Dr. RANDRIAMANALINA Bakolalao Mr. RAKOTONANDRASANA Alexandre